Assistant Administratif / Support Client H/F

À propos de Dodo Pro Services 

Fondée en septembre 2024 à Maurice, Dodo Pro Services est une plateforme de services partagés. 

Nous accompagnons nos clients dans des domaines variés tels que l'assistance administrative, la comptabilité, le développement informatique ou la rédaction d’annonces légales. Nos clients incluent des partenaires de renom en France. 

Notre équipe d’une dizaine de personnes est basée dans le bâtiment Nouvelle Usine de Floréal, dans des bureaux modernes et fonctionnels. L'espace a été conçu pour offrir un cadre lumineux, agrémenté de zones de détente favorisant la créativité et le bien-être au travail. Situés à proximité de restaurants, de cafés et de divers services, nos bureaux offrent un environnement agréable pour les pauses déjeuner. L’arrêt de métro se trouve à seulement 2 minutes à pied, assurant une accessibilité optimale. 

Poste

Notre client est une conciergerie courte durée créée en 2019, qui s'est rapidement imposée comme un acteur incontournable de la location saisonnière sur la Côte d’Azur en France. Avec plus de 1150 réservations gérées chaque année pour 80 biens en location, il est devenu un véritable partenaire de confiance pour les propriétaires désirant louer leurs biens en toute sérénité. 

Afin de structurer l’activité et répondre à une demande croissante, 2 postes d’Assistant(e)s Administratif(ve)s ont été ouverts. 

En collaboration avec Deena (Manager d’équipe à Floréal) et Myriam (Manager de la conciergerie à Nice), vous rejoignez une équipe en pleine évolution pour relever de nouveaux défis. 

Vos missions incluent :     

1) Suivi des voyageurs :  

• Vérifier et valider les informations nécessaires avant l’arrivée des voyageurs. 

• Assurer le support des clients via les canaux de communication (téléphone, e-mail et messagerie interne) en répondant de manière claire, précise et professionnelle à leurs questions et demandes. 

2) Suivi des prestataires :  

• Déclencher les interventions dans les biens (ménages, réparations ou travaux) avec nos prestataires. 

• Suivi des ménages en cours et relance des sous-traitants si le process de validation n’a pas été complété. 

• Réceptionner et vérifier les factures des sous-traitants (attestation URSSAF, relevé d’heures) 

3) Suivi financier :  

• Facturation des prestations complémentaires 

• Traiter la taxe de séjour 

• Gérer les cautions : demande, vérification, libération ou prélèvement si nécessaire 

4) Gestion des commandes et du stock 

5) Gestion administrative générale de l’entreprise 

6) Améliorations et digitalisation des processus :

• Rédiger les “Welcome book” des biens  

• Proposer des améliorations pour fluidifier les tâches administratives, opérationnelles et les process 

• Collaborer avec l’équipe pour identifier de nouvelles solutions digitales adaptées à l’activité. 

Outils utilisés : Channel Manager Smobu, Suite Microsoft (Outlook, Teams, PowerBI...), Ringover  

Profil  

Parcours : Nous recherchons une personne expérimentée dans la relation client, la gestion administrative et le suivi opérationnel, issue d’une formation en gestion, administration, tourisme ou équivalent. 

Éléments indispensables pour ce poste :

• Excellente expression écrite et orale en français 

• Bon niveau d’anglais ou toute autre langue complémentaire 

• Maîtrise des outils bureautiques et bonne aisance digitale 

• Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité 

• Réactivité et autonomie dans la gestion de plusieurs tâches simultanées 

• Goût pour la relation client et le travail en équipe 

Ce serait un plus si... 

• Vous avez déjà travaillé dans le secteur du tourisme, ou de la location courte durée 

• Vous aimez améliorer les process et proposer des idées concrètes 

Ce poste n’est pas fait pour vous si... 

• Vous ne pouvez travailler sur des horaires décalés (jusqu’à 1H du matin) 

• Vous n’aimez pas jongler entre plusieurs sujets dans une même journée 

• Vous avez du mal à vous organiser et être en autonomie 

Contrat et avantages  

• Contrat à temps plein (45H/sem) et à durée indéterminée (CDI). 

• 2 jours de repos par semaine.  

• Roulement en binôme pour couvrir du lundi au dimanche.  

• Roulement Horaires : 9H – 18H (en présentiel), ou 15H – 1H (en télétravail pour cet horaire de nuit & les week-end). 

• Salaire : négociable selon vos compétences et expériences.   

Avantages : 

• Féries Mauriciens non travaillés  

• Assurance maladie (famille pouvant être couverte)  

• Remboursement des frais de transport. 

• Parking gratuit 

• Environnement de travail moderne et convivial 

Processus de recrutement  

1. Entretien Visio avec Mathieu (Recruteur) – Présentation mutuelle et validation sur les grands points.  

2. Entretien Physique avec Deena (Manager) - Découverte de l’entreprise, de l’équipe et des attentes.   

3. Entretien Visio avec Myriam (Manager de la Conciergerie) – Discussion approfondie sur les missions et finalisation du recrutement